Este texto fue redactado a partir de lo que el sistema hace de verdad (revisión del código del 2 de octubre de 2026). No ha sido revisado ni adoptado por el área jurídica y no constituye asesoría legal. No debe publicarse ni invocarse hasta que el responsable lo apruebe y complete los datos marcados como pendientes.
Política de Tratamiento de Datos Personales
Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 · Versión 1 (borrador) · Fecha de entrada en vigencia: PENDIENTE
1. Quién responde por sus datos
El Sistema de Gestión Integral NovaSoftware es una herramienta que usan varias empresas prestadoras del servicio público de aseo. No hay un único responsable del tratamiento: hay uno por operación, y es la empresa que presta el servicio en su municipio la que responde por sus datos.
PENDIENTE: domicilio, dirección, correo y teléfono de cada responsable.
| Operación | Responsable del tratamiento | NIT | Contacto |
|---|---|---|---|
| Santander | ESA Empresa Santandereana de Aseo S.A.S. E.S.P. | 901.603.661-5 | PENDIENTE |
| Bogotá D.C. | Área Limpia Distrito Capital S.A.S. E.S.P. | 901.146.434-9 | PENDIENTE |
| Quindío (Circasia y Quimbaya) | Área Limpia Servicios Medioambientales S.A.S. E.S.P. | 901.226.533-3 | PENDIENTE |
| Córdoba | Servicios Ambientales de Córdoba S.A.S. E.S.P. (Seacor S.A.S. E.S.P.) | 900.190.990-5 | PENDIENTE |
| Coraseo S.A. E.S.P. | 812.007.595-8 | PENDIENTE | |
| Siempre Limpio del Caribe S.A.S. E.S.P. | 901.142.664-8 | PENDIENTE |
En Córdoba, cuál de las empresas responde depende del municipio en el que se presta el servicio. Si no sabe cuál le corresponde, puede consultarlo en su factura o escribir a cualquiera de los contactos anteriores.
Área que atiende consultas y reclamos
PENDIENTE: área o cargo responsable, con su correo y teléfono. El Decreto 1074 de 2015 exige que esta persona o área esté identificada de forma expresa, no como «la empresa».
2. Qué datos se tratan
El sistema trata, según corresponda a cada operación:
| Categoría | Datos |
|---|---|
| Identificación del suscriptor | Nombre, documento de identidad, número de cuenta contrato o NIU |
| Ubicación del predio | Dirección, barrio o vereda, municipio, zona urbana o rural |
| Condición del servicio | Estrato, uso o clase de servicio, estado activo o inactivo, condición de predio desocupado, fecha de inicio de prestación |
| Facturación y cartera | Valores liquidados y facturados, pagos, saldos, acuerdos de pago, aforos y mediciones de aprovechamiento |
| PQR | Descripción de los hechos, pretensiones, soportes adjuntos, respuestas y ajustes derivados |
| Prestadores de aprovechamiento | Razón social, NIT, datos de contacto y firma manuscrita capturada en el acta de remuneración |
| Usuarios del sistema | Nombre, correo, rol, operaciones habilitadas y registro de actividad (bitácora de auditoría) |
No se tratan datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012: el sistema no almacena datos de salud, origen étnico o racial, convicciones, afiliación sindical ni datos biométricos de los suscriptores, y no trata datos de niñas, niños y adolescentes.
PENDIENTE DE DEFINICIÓN JURÍDICA: si la firma manuscrita capturada en el acta de aprovechamiento se considera dato biométrico, sería dato sensible y exigiría autorización explícita y la advertencia de que el titular no está obligado a autorizarla (arts. 6 y 7 de la Ley 1581).
3. Para qué se tratan
Cada finalidad corresponde a una función que el sistema ejecuta hoy:
- Prestar y facturar el servicio público domiciliario de aseo: mantener el catastro de usuarios, liquidar la tarifa conforme a la regulación de la CRA y emitir la facturación, incluida la facturación conjunta con el comercializador de energía donde aplique.
- Gestionar la cartera y el recaudo, incluidos acuerdos de pago.
- Atender peticiones, quejas, reclamos y recursos en los términos de la Ley 142 de 1994 y de la Ley 1437 de 2011 (CPACA), y notificar los actos que de ellos se deriven.
- Cumplir obligaciones legales de reporte a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios a través del SUI, y a los demás organismos de vigilancia y control.
- Gestionar el aprovechamiento y la remuneración de las organizaciones de recicladores de oficio (Decreto 596 de 2016), incluida la suscripción electrónica de las actas.
- Auditar y dejar trazabilidad de quién hizo qué dentro del sistema, que es a la vez un control interno y una garantía para el titular.
- Asistir a los funcionarios con inteligencia artificial en el análisis y la redacción de respuestas a PQR. Ver la sección 5.
Para las finalidades 1 a 5, el tratamiento se funda en la relación contractual de prestación del servicio y en obligaciones legales; conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales no exige autorización previa del titular.
4. Derechos del titular
Como titular de sus datos, usted puede (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012):
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
- Ser informado, a solicitud suya, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida. Mientras exista la relación de prestación del servicio, los datos necesarios para facturar y para reportar al SUI no pueden suprimirse, por obligación legal.
- Acceder de forma gratuita a sus datos.
Cómo ejercerlos
Escriba al correo del responsable de su operación (sección 1) indicando su nombre, documento, cuenta contrato o NIU y lo que solicita.
- Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más, informándole el motivo (art. 14).
- Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más, informándole el motivo (art. 15).
5. Dónde están los datos y quién más los trata
Para prestar el servicio se apoya en terceros que actúan como encargados del tratamiento, es decir, que tratan los datos por cuenta del responsable y conforme a sus instrucciones:
| Encargado | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Novasoftware Enterprise | Desarrollo y operación del software | Colombia |
| Amazon Web Services | Alojamiento de la base de datos y de los servidores | Estados Unidos (región us-east-2, Ohio) |
| Anthropic | Asistencia de inteligencia artificial para analizar y redactar respuestas a PQR | Estados Unidos |
Tratamiento fuera de Colombia
Tanto el alojamiento como la asistencia de inteligencia artificial implican que los datos se traten en el exterior. Cuando el receptor actúa como encargado por cuenta del responsable, el Decreto 1074 de 2015 (art. 2.2.2.25.5.2) lo trata como transmisión y no exige autorización del titular, siempre que exista un contrato de transmisión con el contenido del artículo 2.2.2.25.5.3.
PENDIENTE DE VERIFICACIÓN JURÍDICA: acreditar que existe contrato de transmisión o acuerdo de tratamiento de datos suscrito con Amazon Web Services y con Anthropic. Si no existiera, el tratamiento se encuadraría como transferencia internacional del artículo 26 de la Ley 1581, que exige autorización expresa del titular o declaración de conformidad de la SIC.
En el caso de la asistencia de inteligencia artificial, la información que se envía para redactar un borrador de respuesta incluye los datos de la PQR y los de la cuenta asociada (nombre, documento, dirección, barrio, estrato y cuenta contrato). El borrador que produce siempre lo revisa y firma una persona: ninguna decisión que afecte al titular se adopta de forma automatizada.
6. Seguridad
El acceso al sistema exige usuario y contraseña individuales, está limitado por rol y por operación, y queda registrado en una bitácora de auditoría que no puede alterarse desde la aplicación. Las comunicaciones viajan cifradas.
7. Vigencia
Esta política rige desde PENDIENTE: fecha. Las bases de datos se conservarán mientras dure la relación de prestación del servicio y, después, durante los términos que exijan las normas contables, tributarias y de servicios públicos domiciliarios aplicables (PENDIENTE: término de conservación).