Redactado a partir de lo que el sistema hace de verdad (revisión del código del 2 de octubre de 2026). No ha sido revisado ni adoptado por el área jurídica y no constituye asesoría legal.
Términos y condiciones de uso
Versión 1 (borrador) · Vigencia: PENDIENTE
1. Qué es este sistema y para quién
El Sistema de Gestión Integral NovaSoftware es una herramienta de uso interno de las empresas prestadoras del servicio público de aseo identificadas en la Política de Tratamiento de Datos Personales. No es un portal de atención al público ni un sitio de comercio: no se vende nada a través de él y no admite registro abierto.
El acceso se concede de forma nominal a funcionarios y contratistas autorizados, y está limitado por rol y por operación. Una única excepción es pública: el enlace temporal de firma de actas de aprovechamiento, que se trata en la sección 6.
2. Las credenciales son personales
- El usuario y la contraseña son personales e intransferibles. No pueden compartirse, ni siquiera dentro del mismo equipo de trabajo.
- Quien usa el sistema responde por todo lo que se haga con su sesión.
- Cualquier sospecha de que un tercero conoce la contraseña debe reportarse de inmediato a PENDIENTE: correo de soporte y la contraseña debe cambiarse.
3. Todo queda registrado
El sistema lleva una bitácora de auditoría que registra quién consultó, creó, modificó o eliminó información, y cuándo. Ese registro no puede alterarse desde la aplicación y existe tanto para proteger a la empresa como para poder responderle a un usuario qué pasó con su cuenta.
4. Uso permitido y uso prohibido
La información del sistema sólo puede usarse para las finalidades propias de la prestación, la facturación, la atención de PQR y el reporte a los organismos de control. En particular, está prohibido:
- Consultar datos de suscriptores sin una razón de servicio.
- Extraer, copiar o descargar información de forma masiva para fines distintos de los autorizados.
- Entregar información de suscriptores a terceros sin fundamento legal.
- Intentar acceder a operaciones o a módulos no habilitados para el rol propio, o eludir los controles de acceso.
El incumplimiento puede dar lugar a la suspensión del acceso y a las acciones disciplinarias, contractuales o penales que correspondan —entre otras, las de la Ley 1273 de 2009 sobre protección de la información y de los datos—.
5. Lo que el sistema hace y lo que no decide
El sistema calcula, propone y documenta; no sustituye el criterio ni la firma de la persona responsable.
- Las liquidaciones, facturas, actas y planos que genera son responsabilidad de la empresa que los adopta y de quien los suscribe.
- Los borradores de respuesta a PQR producidos con asistencia de inteligencia artificial deben revisarse y firmarse por un funcionario. Ninguna decisión que afecte a un suscriptor se adopta de forma automatizada.
- Los plazos legales de respuesta corren por mandato de la ley, no por lo que muestre un semáforo en pantalla.
6. Enlace público de firma de actas
Para la remuneración del aprovechamiento, el sistema envía a cada prestador un enlace temporal y de un solo uso con el que puede ver su acta y suscribirla dibujando su firma.
- El enlace es personal, vence y deja de servir una vez utilizado.
- La firma así capturada se entiende como firma electrónica en los términos de la Ley 527 de 1999 y del Decreto 2364 de 2012: quien la usa acepta que identifica al firmante y expresa su voluntad de suscribir el documento.
- Antes de firmar se informa el tratamiento de datos y se solicita la autorización correspondiente.
7. Disponibilidad
Se procura la disponibilidad continua del servicio, pero no se garantiza que esté libre de interrupciones: hay mantenimientos programados, despliegues y dependencias de terceros (alojamiento, conectividad, servicios de la empresa de energía con la que se factura conjuntamente). Las interrupciones no suspenden los términos legales que deban cumplirse por otros medios.
8. Propiedad
- El software, su código y su diseño pertenecen a Novasoftware Enterprise.
- Los datos cargados y generados pertenecen a la empresa prestadora que los trata, que es su responsable frente a los titulares.
- Las marcas y logotipos de cada empresa son de su titular y se usan en el sistema únicamente para identificar la operación correspondiente.
9. Cambios y ley aplicable
Estos términos pueden modificarse; la versión vigente es la publicada en esta dirección. Se rigen por la ley colombiana y cualquier controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia.